レンタル会議室を選ぶ際のチェック項目
レンタル会議室を選ぶ際は、まずアクセス面をチェックしましょう。
参加者の満足度を高めるためには、基本的に多方面からアクセスできる駅の近くのレンタル会議室を選択する必要があります。
加えて、長時間会議する場合は付近にコンビニや飲食店があるかもチェックしておくことをおすすめします。
また、次にチェックしたいのが会議室の広さです。
まず参加人数を確定した上で、機材や参加者の荷物などの置き場所も考慮して十分な広さがある会議室を選択しましょう。
参加者ギリギリの広さの会議室を借りてしまうと、荷物の置き場所に困ったり急な参加者に対応できなくなったりしてしまい、会議がスムーズに行えない可能性が高まるので注意が必要です。
さらに、利用料金も重要なチェック項目です。
レンタル会議室の費用はエリアによって大きく異なりますが、料金体系も運営会社ごとに様々です。
例えば、1時間数百円で借りられるケースもあれば、数時間や1日単位の長時間借りることでお得になるケースもあるので、利用時間に合った会場を選択しましょう。
加えて、レンタル会議室では様々な設備・備品を借りることができますが、借りられる設備・備品は会議室によって異なります。
また、レンタルするのに費用がかかるケースもあるので、設備や備品についても十分に確認しておきましょう。
レンタル会議室を利用する際の注意点を押さえておこう
レンタル会議室は、会議以外にも様々な用途に活用できますが、利用する際はいくつかの注意点を押さえておく必要があります。
レンタル会議室では、周囲の迷惑になるような大きな音を出す、危険物や腐敗物を持ち込む、指定場所以外で喫煙するといった行為が禁止されていますが、一般的なマナーを守っていれば基本的に問題ありません。
注意したいのは、申し込み時よりも参加人数が増えてしまった場合や、飲食物を持ち込む場合です。
レンタル会議室によっては使用人数により規約が変わることがありますし、飲食物が持ち込めなかったり、持ち込みに費用がかかったりするケースがあるので事前に確認しておきましょう。
また、ゴミの処理方法も会議室によって異なります。
室内に設置されたゴミ箱を利用する会議室もあれば、室内に放置しても良い会議室もありますし、全てのゴミを持ち帰らなければならないこともあるので、ゴミの処理についても十分に確認しておくことが大切です。
さらに、室内のレイアウト変更の可否や費用、利用時間や開錠時間といった項目も事前に確認しておくことをおすすめします。